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La importancia de la Tecnología BPM en la mejora de una organización. 

Por: Mario Martínez Camacho

Gerente de Desarrollo de Tecnología en Spot


En la actualidad muchas de las grandes empresas del país ejecutan gran parte de sus procesos operativos y administrativos en herramientas tecnológicas, pero también es una realidad que otra gran parte de esos procesos aún se realizan en papel.

Desde un punto de vista personal, a medida que las empresas en México van creciendo, van generando nuevas necesidades en todas las áreas, las cuales se van cubriendo con diversas herramientas tecnológicas (software y hardware) muy específicas para cada necesidad, con el paso de los años, se logra tener una colección muy robusta de aplicaciones que no conviven entre sí.

Es una realidad que hoy en día las empresas (de cualquier ramo) buscan eliminar los “tiempos muertos” entre los diferentes procesos de la organización, además del uso de papel. Por ejemplo, imaginemos el proceso de una empresa que comercializa auto partes y realiza su venta en la calle a través de agentes, estos agentes llenan una solicitud en papel de la cual hace entrega a oficinas centrales para registro y alta del cliente,  posteriormente se ejecuta el abastecimiento y cierre de la venta. ¿Qué puntos del proceso anterior de venta tienen un alto riesgo de pérdida de información?, todos.

Antes de dar una explicación al texto anterior entendamos que se entiende por riesgo: “Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una desgracia, de que alguien o algo sufra perjuicio o daño”.

 

Lo anterior no quiere decir que el proceso no pueda funcionar, claro que puede, pero nunca será eficiente. El mayor riesgo del ejemplo planteado es la nula medición en tiempos de respuesta, perdida de información, y la falta de indicadores de servicio, no sólo de la empresa hacia el cliente, sino de todas las áreas o personas involucradas en el proceso. ¿Qué sucedería si el registro de la venta nunca es entregado a las oficinas centrales? ¿Qué sucede si el pedido nunca es entregado? ¿Si se extraviara el expediente impreso de un cliente, cómo se recupera la información?, cada una de esas respuestas parece lógica, se entorpecerían todos los procesos, pero lo verdaderamente preocupante, es lo que ocasionaría a nivel organización: pérdida de clientes potenciales y un crecimiento nulo.

En el mercado actual existen muchísimas opciones para solucionar estos problemas, que van desde aplicaciones de uso específico (contabilidad, administración de clientes, prevención de lavado de dinero, etc.) o aplicaciones sumamente robustas, que en la mayoría de las ocasiones terminan por rebasar las necesidades del cliente, y por supuesto son muy caras.

Entendiendo que cada empresa tiene procesos muy específicos para su operación, siempre es mejor opción afinar cada uno de esos procesos y llevarlos al 100% a través de herramientas tecnológicas, lo que permite: Medir, Controlar y mitigar tiempos muertos. Esto es posible a través de un marco de trabajo BPM (Business Process Management) que es una metodología corporativa y disciplina de gestión, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización.

Se debe tener en cuenta que este tipo de proyecto rinde mejores frutos para aquellas organizaciones con ciertas características básicas: número de empleados mayor a 500, procesos operativos identificados 5 como mínimo, infraestructura (hardware y software) suficiente.Es importante señalar que cuando se habla de BPM, no hablamos de una herramienta si no de la implementación de un modelo corporativo de trabajo para la conexión de todas las partes que integran la organización a través de proceso definidos, escalables y medibles. Las fases típicas de un proyecto de este tipo son: levantamiento del proceso (mapeo de actividades, roles, tiempos de respuesta, etc.), afinación del proceso (alineación a la metodología BPM), construcción (en herramientas de construcción de procesos), puesta en marcha, medición y mejora continua.

 

Ejecutar un proyecto de esta naturaleza es bastante redituable en cuanto al costo-beneficio; si tomamos como base una empresa con 500 empleados y cada uno de ellos cuenta con un salario promedio de $10,000.00 (Diez mil pesos) al mes, donde en teoría cada uno de los empleados entrega 172 horas efectivas de trabajo, la compañía invierte $5,000,000.00 (Cinco millones de pesos) mensuales por 86,000.00 horas de trabajo dando una cuota de $58.14 pesos por hora trabajada.

Muchas de las medianas y grandes empresas en México ejecutan procesos manuales o a papel, lo que provoca tiempos de “espera” en varios puntos de los procesos productivos y se ve reflejado directamente en la productividad de la empresa. Tomando los datos del párrafo anterior y considerando que dichos tiempos “muertos” oscilan entre 20% y 25% del total de tiempo efectivo de un empleado en un mes, quiere decir que del total de empleados existen 17,200.00 horas no productivas, generando un gasto de $1,000,008.00 de pesos mensuales (Implícito en el costo de nómina total mensual) y $12,000,096.00 pesos anuales… interesante, ¿no?.

El uso de la tecnología es algo que poco a poco se ha vuelto vital en las organizaciones, el universo de aplicaciones de uso específico es tan grande que no siempre se toma la mejor decisión. En la actualidad no existe nada mejor que la mejora continua en los procesos productivos, entre más se conozcan, mejor será su rendimiento y eficiencia.

Como citó el gran naturalista británico Charles Darwin: “No es la más fuerte de las especies la que sobrevive y tampoco la más inteligente. Sobrevive aquella que más se adapta al cambio”.

 

Ing. Mario Martínez Camacho
Gerente de Desarrollo de Tecnología en Spot

 

 

 

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